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近日看到一些新入行外贸的小伙伴们发文说，不知道外贸邮件怎么写，遇到的问题太多了，书本上学过的无法搬过来直接使用。
今天我们整理了写商务邮件时各部分必备的一些表达。
如果你看过很多关于商务邮件的书籍或文章，那么你会发现很多作者会告诉你发邮件的时候一定要遵循一些规则：简洁明了，条理清晰，主旨明确。
而通常一篇完整的商务邮件包含以下几个部分：称呼，开篇，正文，结束语，礼貌问候。
Salutation——称呼
开头的称呼大多数人都不会太注意，然而细节有时可以决定成败。在西方国家，比如已婚女性和未婚女性所使用的表达就不一样，因此在给女性客户发邮件的时候请务必了解清楚。
用dear作为邮件的开头肯定是没有问题的，但是很多小伙伴却忘了在后面写上人名，电子邮件dear的后面一定要有“人”。因为翻译的原因，很多人都认为“dear”是一个关系很亲密的称呼，但是在外国人眼里这个词其实是很正式的，就像我们写信的时候写的“尊敬的”、“敬爱的”等等。
所以在写邮件的时候“dear”用在比较正式的场合，表示一种对他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。
如果是给不知道名字的人或者是在写一封普通的邮件，可以在开头选择“Greetings”、“Hi there”。但在写邮件的时候千万别再使用Dear Sir和Dear Madam，这种说法过于老套并且很正式，给人一种你不必用心查找对方的名字的感觉，有点冒犯。还有“To whom it may concern”也不要用。
我们通常用的表达如下：
Dear Mr./ Ms. Smith （具体某人） Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（头衔，职位）
Starting——开篇
对大多数商务邮件的开篇而言，我们都可以通过提及与客户之前的接触来表示友好的问候。
首先可以提及下你跟客户的“交情”并做出感谢。比如感谢客户跟你在哪里见过面、吃过饭、拜访过公司、展会上聊天或者通过电话，谈论过什么内容等等。如果并没有的话，那么就感谢对方的来信。（甚至没有及时回复对方的时候也表示感谢让其等了很久）
通常我们会用这样的表达：
1. Thank you for your (kind) letter of January 15th. 感谢您在1月15日的来信。 2. It was a pleasure meeting you at the conference this month. 很高兴在本月的会议上认识您。 3. I do appreciate your patience in waiting for a response. 感谢您耐心等待我的回复。 4. Thank you for contacting us. 感谢您联系我们。 5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month. 上个月在上海见到您很高兴。 6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork. 上周在伦敦与您共进午餐很愉快。 7. With reference to our telephone conversation yesterday... 我们昨天的电话交谈关于...... 8. In reply to your request... 回应您的要求...... 9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday. 我想确认我们在周五讨论的要点。
在简单寒暄之后，我们就可以直接点明写信目的。此处请注意，在表达意图的时候也要尽可能的简洁明了。不然会让客户没有兴趣继续读下去。
State the main point——点名主旨
这一部分作为邮件的重点，需要向客户表述你的主要诉求。比如你写邮件是为了请求客户帮忙、提供报价，询问客户问题、或者回应客户需求，提供证明材料等。通常我们会用到这样的表达：
1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about... 我们写信是为了通知/确认/请求/询问…… 2. I recently read/heard about...and would like to know... 我们最近听说......因此想要知道...… 3. I am contacting you for the following reason... 此次联系您主要是为了...... 4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th. 我们想要邀请您参加5月15日的会议。
需要注意的是，在做这部分表述的时候，我们通常可以使用以下短语：
Making a request 请求帮忙
1. We would appreciate it if you would … 如果您愿意......我们将不胜感激。 2. It would be helpful if you could send us ... 如果您可以给我们发送......将会很有帮助。 3. I would appreciate your immediate attention to this matter. 感谢您对此事的关注。 4. Could you possibly tell us / let us have ... 你能告诉我们......吗？ 5. Please let me know what action you propose to take. 您能告诉我下一步计划是什么吗？
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