外贸报价单最全讲解、常用模板 | 收藏

新顾问 作者:小新 | 2022-09-06 | 浏览量11538

好的报价单具有三种功能

一、提供详细、规范的产品信息

我们绝对不能仅仅是在邮件里报个价这么简单,还要将产品的图片、型号、尺寸、包装、付款方式等等在报价单中体现,这些信息细致全面,一目了然,才能对客户有吸引力。

二、方便客户统计和汇总资料

客户会对来自不同供应商的报价单进行比较筛选并选择入围的目标对象,并将结果递交给决策人。如果你的报价单下载下来就可以用,那么你被选中并且被传阅的概率就大大提高了。

三、方便客户归档,作为备忘再次使用

你的报价单不一定在第一轮采购中获得青睐(别人可能做得比你好),但是只要你被客户选中并归档成为备忘的目标,那么你可能在接下来的采购中成为客户联系的对象。

如何做一份完美报价单?



01
报价单的头部



1、卖家基本资料(举例)




工厂标志(Factory Logo)
公司名称(Company)
详细地址(Detailed Address)
邮政编码(Post Code)
联系人名(Contact)
职位名称(Job title)
电话号码(Telephone No.)
传真号码(Fax No.)
手机号码(Mobile No.)
邮箱地址(E-mail Address)
聊天方式(Messenger Online)
公司网址(Website Address)


2、买家基本资料(举例)




工厂标志(Factory Logo)
公司名称(Company)
详细地址(Detailed Address)
邮政编码(Post Code)
联系人名(Contact)
职位名称(Job title)
电话号码(Telephone No.)
传真号码(Fax No.)
手机号码(Mobile No.)
邮箱地址(E-mail Address)
聊天方式(Messenger Online)
公司网址(Website Address)


3、报价单的抬头




报价单标题(Quotation/Quotation Form/Price List)
参考编号(Reference No.)
报价日期(Date)
有效日期(Valid date)




02
产品基本资料





序号(No.)
货号(Item No.)
型号(Type)
产品名称(Product’s Name)
产品图片(Photo)
产品描述(Description)
原材料(Materials)
规格(Specification)
尺寸(Size)
长度(Length)
宽度(Width)
高度(Height)
厚度(Thickness)
管径(Tube’s Diameter)
口径(Caliber)
形状(Shape)
外观颜色(Colors)
光源类型(Type of Lamp-house)
光源数量(Nos. of lamp-house)
光源颜色(Colors of lamp-house)




03
产品技术参数



1、电力类产品技术参数

电流、电压、电阻、电弧、功率、频率、负载等。


2、光源、光学类产品技术参数
光源类型、光源功率、中心光强、色度、光通量、光中心高度、发光颜色、流明维护系数、有效光照范围、发光效率、光源色粉、波长、色轮型号、照明面积、日照时间、阴雨天数等。


3、机械、力学类产品技术参数

结构、封装形式、结构高度、连接结构标记、分断能力、安装形式、可插拔次数、耐压特性、耐压强度、插拔力、零插拔力、拉伸强度、抗张强度等。


4、热学类产品技术参数

色温、最低启动温度、耐温性、环境温度、耐热温度、环境湿度。


5、加工工艺、防护性能类产品技术参数
表面处理、导电体材质、屏蔽壳材质、基材、胶系、阻燃性、防护等级、防火等级、防潮等级、防水等级等。


6、配件类产品技术参数
灯头、灯座、保险丝、镇流器、变压器、灯罩、玻壳、灯管、支架、外壳、壳体、灯盘、灯杆、套管等。


7、产品使用寿命

平均使用寿命、机械寿命、电寿命等。


8、用途及使用范围
适用范围、车灯适用车型、主要用途等。




04
价格条款(Price Terms)




贸易方式(EXW,FOB,CFR,CIF)
装运港,目的港(Loading Port,Destination Port)

货币种类,中银汇率(Currency, Exchange Rate),

单位价格,货币单位(Unit Price/PCS,Unit)


01


实例一


FOB Zhangshan Port USD4.58USD/PCS (1USD=8.0350RMB)
离岸价(中山装运港船上交货,单价4.58美元/支,汇率:1美元=8.0350元)


02


实例二


CFR Zhongshan Port USD4.58USD/PCS (1USD=8.0350RMB)
成本加运费(中山装运港船上交货,单价4.58美元/支,汇率:1美元=8.0350元)


03


实例三


CIF New York Port USD4.58USD/PCS (1USD=8.0350RMB)
成本加运费保险费(中山装运港船上交货,单价4.58美元/支,汇率:1美元=8.0350元)


04


实例四


EXW Shenzhen Techone Tech Co.,Ltd RMB36.8003/PCS
工厂交货价(深圳电王科技有限公司交货,单价36.8003元/支)


几种贸易方式间的差别:

工厂交货价(EXW=Ex Works)

交货地点:出口国工厂或仓库;
运  输:买方负责;
保  险:买方负责;
出口手续:买方负责;
进口手续:买方负责;
风险转移:交货地;
所有权转移:随买卖转移;

离岸价(FOB=Free on Borad)

交货地点:装运港;
运  输:买方负责;
保  险:买方负责;
出口手续:卖方负责;
进口手续:买方负责;
风险转移:装运港船舷;
所有权转移:随交单转移;

到岸价(成本+运费+保险费,CIF=Cost+Insurance+Freight)

交货地点:装运港;
运  输:卖方负责;
保  险:卖方负责;
出口手续:卖方负责;
进口手续:卖方负责;
风险转移:装运港船舷;
所有权转移:随交单转移;

成本加运费(CFR=Cost+Freight)

交货地点:装运港;
运  输:卖方负责;
保  险:买方负责;
出口手续:卖方负责;
进口手续:买方负责;
风险转移:装运港船舷;
所有权转移:随交单转移;


FOB、CIF、CFR共同点:

01,卖方负责装货并充分通知,买方负责接货;
02,卖方办理出口手续,提供证件,买方办理进口手续,提供证件;
03,卖方交单,买方受单、付款;
04,装运港交货,风险、费用划分一致,以船舷为界;
05,交货性质相同,都是凭单交货、凭单付款;
06,都适合于海洋运输和内河运输;


FOB、CIF、CFR间不同点:
01,FOB:买方负责租船订舱、到付运费;办理保险、支付保险;
02,CIF:卖方负责租船订舱、预付运费;办理保险、支付保险;
03,CFR:卖方负责租船订舱、预付运费;买方负责办理保险、支付保险;




05
数量条款(Quantity Terms)



按整柜(20’,40’,40HC,45HC)提供报价

按最小定单量(MOQ,Minimum order Quantity)提供报价
按库存量(QTY. in Stock)报价


20Container,40Container,40HC,45HC
20英尺货柜,40英尺货柜,40英尺高柜,45英尺高柜


MOQ:500PCS/Design,500PCS/Item

最小订单量:500支/款


QTY. in Stock:5000PCS
库存数量:5000PCS


More or Less Clause:at 5%
短溢缺条款备品数量:5%


各类货柜的内容积、配货毛重、体积对比


图片


Total 100CTNS,200PCS/CTN,Outer Carton’s Measure:48*28*36,24Inner boxes/CTN
总共100箱,每箱200支,外箱尺寸:48*28* 36厘米,24个内盒/外箱


Inner box’s Measure:5*3*2,12PCS/Inner box
内盒尺寸:5*3* 2厘米,12支/内盒


Net Weight,Gross Weight,APN No.,Bar code,Bicolor,RGB,CMYK
产品净重,产品毛重,产品代码,条形码,双色,三色,四色


Carton’s Main/ Side Shipping Mark
外箱正唛/侧唛




06
支付条款(Payment Terms)



即期信用证,远期信用证:
Sight L/C,Usance L/C


可撤销信用证,不可撤销信用证:
Revocable L/C,Irrevocable L/C


跟单信用证,光票信用证:
Documentary L/C,Clean L/C


可转让信用证,不可转让信用证:
Transferable L/C,Untransferable L/C


电汇:

T/T,Telegraphic Transfer


余额,总金额,定金:
Balance,Total sum,Deposit/Earnest/Earnest money


在开始投入生产前通过电汇方式预付30%,余款方式在装运前付清
30% paid for deposit by T/T before production arranged,the balance to be paid before shipment


90天信用证付款,成本加运费加保险费贸易方式下90天信用证付款
Payment by L/C 90days,CIF L/C 90days 


通过即期信用证付款
Payment by sight L/C  




07
质量条款(Quality Terms)



检验检疫局

法定检验、商品鉴定、质量认证认可、出口质量许可、出入境检验检疫标志、普惠制原产地证FORM A,一般原产地证C/O。


国家质检总局

主管质量监督的最高行政执法机关;主管检验检疫工作的最高行政执法机关。


检验内容

包装检验,品质检验,卫生检验,安全性能检验。


检验分类

内地检验,口岸检验;预先检验,出口检验。


产品质量认证
中国:CCC,CB,CQC
欧盟:CE,LVD,EMC
德国:GS,VDE,TUV
美国:UL,ETL
意大利:IMQ,IG
北欧四国:N-NEMKO,D-DEMKO,F-FIMKO,S-SEMKO,S-N-FI-D
比利时:CEBEC
法国:NF
荷兰:KEMA-KEUROVEBSISGS,S-BBJINMETRO/UC
阿根廷:SMARKPSBGOST-GOSSTANDARDSAAC-TICKIndi.SIISASO
日本:NKKK,PSEKT,KTL,EK MARK九、装运条款(Shipment Terms)


港口名重名

注明所在国家或地区


无法确定港口

由买家选择港口


装运日期,装运期限,装运时间
Shipping date,Time Limit,Time of shipment


起运港,目的港,装运港/装货港,卸货港,转运港

Departure Port,Destination Port,Loading Port,Unloading Port,Transferring port


分批装运,转船

Shipping in batches, Partial Shipment,Transshipment


航空,航海,散货,整装柜

By air,By sea,Goods in bulk,Full Container




08
交货期条款(Delivery Time Terms)



订单被确定
Order Confirmed


模具费用,准备模具

Mould’s Expenses,Prepare the Moulds


生产前确定样品,开始投产

Confirm the samples before production, Begin to Produce


预付定金,支付余款

Pay the deposit in advance,Pay the balance


交货期:在收到预付款后30天之内交货

Deliver the goods,the time of DeliveryDelivery time:30 days after receipt of deposit.


交货期:在订单确认后30天之内交货

Delivery time:30 days after the confirmation of the order.


交货期:在生产前样品确定后30天之内交货

Delivery time:30 days after the confirmation of pre-production samples.




09
品牌条款(Brand’s Terms)



贴牌加工:使用客户自己的品牌或由其指定的其他品牌

OEM ,Use the brand appointed by the customer


使用工厂自己的品牌
Use the factory’s own brand




10
原产地条款(Origin Terms)



普通原产地证,普惠制原产地证
C/O(Certificate of origin),FORM A


原产地,中国制造

Made in China,Origin Place




11
报价单附注的其他资料(Others)





01,工商营业执照、被批准开业证件副本;
02,国税局税务登记证;
03,企业法人代码证书;
04,质量检验报告、质量鉴定报告;
05,产品质量认证、质量管理体系认证;
06,荣誉证书、奖励证书;
07,出口许可证;
08,工厂规模:员工人数,工程技术人员人数,工厂面积;
09,主营产品及月加工能力,新品推介,生产设备实力,品牌知名度.


制作报价时应注意的格式和细节


1、在邮件正文里放上一些关键内容,例如总报价,公司的优势等等,这些都是引子,让客户有兴趣打开报价单。

2、报价单的命名一定是公司名称加产品名称保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单,来自于哪个公司。

3、写明收件人。在报价单开头写上:To 某客户,报价单制作时间和有效期。

4、在报价单抬头部分加入自己的公司的标志,名称,电话,传真,邮箱以及公司的一些理念、口号等,这是用来提升形象、展现专业度的一种方法!

5、如果允许,可以在报价单的第一部分做公司简介,突出优势,例如专业生产多少年,拿到过哪些认证等等,把公司办公室的图片、工厂的图片、车间的图片都放上。切记,凡是出现图片的都要打上水印!

6、制作报价表格。将每一部分的价格标注清楚,包括每一部分的型号、大体参数尺寸、品牌、质保年限等等。当然还是要出现报价的关键因素,付款方式等!

7、介绍产品卖点,告诉客户,你的产品为什么值这个钱。例如客户要了十个设备,上面对于每个设备都简略的用表格报了价,这个部分就需要放出每个设备详细信息:图片、认证、具体的参数、优势、设备的包装类型、包装图片、配套的配件数量,等等。(如果是成套设备请把配件表标注出来)

8、很多公司有集装箱摆放软件如果有,可以在最后一部分演示一下客户需要的产品如何摆放,总计需要几个集装箱,彰显专业!

9、提供至少两种格式的报价单。第一种为 Word 文档,这是供客户修改使用的。但是由于 Word 文档版本的差别,可能打不开,所以还需提供一个 PDF 版本。PDF版比较正规,是标准的文书。最好再提供一个图片版,万一客户既打不开 Word,又没有 PDF 浏览器,就要寄希望于这张图片了!

10、无论提供的什么文件格式,发之前必须预览,保证客户拿到手可以直接打印使用!在邮件最后部分写上:详细报价资料请参见附件中的文件,我提供了三种格式,Word、PDF、JPEG 视您的电脑软件情况选择最合适的格式,而且我都已经排好版,您可以直接下载打印使用!

11、注意分段排版不要出现很多文字一大段的情况,用不同的颜色文字标记不同的重点,加上图片,图文交叉,可以做出一个非常漂亮的报价文件!

请报价3大误区,你犯了吗?

1. 客户会选价格最低的

其实,很多时候,客户会把最低价第一轮就过滤掉了,尤其是一些大客户。就像打分,去掉一个最高分,去掉一个最低分。价格太低,很多客户会觉得不可靠,为什么他一家价格比别人低很多?可能是因为质量不佳,或者材料廉价。

2. 客户来要价格,马上就报价

客户来问价格,你马上就傻傻地给他报价了,往往会得到一个不好的结果。有的业务员你拦都拦不住,客户要得很急啊。不报过去,客户就选别人了。 匆忙报价的结果,因为客户看不到你的优势和特色,他只看到一个价格。

价格报高了,你明白,没有支撑点。而且,即便你有支撑点,可你的报价针对客户的需求了吗?是最贴近客户需求的吗? 价格报低了,客户也未必就回复你,反而可能觉得不可靠。

所以,客户来要价格,不要马上报过去,而是迅速回邮件,告诉客户,谢谢他的询盘,你们很重视同他的合作,你们的工程部门正在核算成本,你们一定会给他一个最好的价格。为了达到这个目的,能否问他几个问题?了解清楚客户需求,你才能报出最贴合客户需求的价格。


3. 一分钱一分货,我质量好当然价格要高

客户只要一还价,不问青红皂白,就拿出学来的价值销售技巧,给客户突出自己的质量、服务等优势。 问题是,不同的客户、不同的市场、不同的渠道,客户的需求和定位都不一样。

客户找供应商,不是我们想象的找最高质量的,也不是找最低价格的,而是他认为同他最匹配的。

一千个读者就有一千个哈姆雷特,报价单也一样。在行业细分和产品的多样化下,一千个业务员眼中就有一千种报价单形式。新人要想做出符合自己行业和产品,同时让客户满意的报价单,一定要有耐心。在多次制作的过程中,不断完善报价单的细节。当然,站在巨人的肩膀上看世界也是明智的,要善于借鉴前辈的精美专业报价单。



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第一份:外贸英文报价单模板

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第二份:外贸英文报价单模板

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